DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS

INTRODUCCIÓN

Como lograr una buena comunicación escrita entre personas naturales y/o jurídicas a través de una serie de documentos.












DOCUMENTOS ASCENDENTES

EL OFICIO
DEFINICIÓN
Es todo documento que se redacta entre dos o más personas naturales y/o jurídicas con el propósito de comunicarse algún arreglo, actividad, decisión, acuerdo o invitación. En todos los casos el que remite un oficio es una persona jurídica, mientras que el destinatario puede ser una persona natural o jurídica.

ESTRUCTURA DEL OFICIO
Contiene nueve partes:
1. Año. Se refiere a la designación oficial del año. Por ejemplo: “AÑO DEL ESTADO DE DERECHO Y DE LA GOBERNABILIDAD DEMOCRÁTICA”, etc.
2. Membrete (si lo hay). Es el nombre o razón social de la entidad que envía el oficio. En ella irán la dirección, el teléfono, el lugar o distrito, el país y otros datos más de la empresa o institución.
3. Lugar y fecha
4. Destinatario
4.1. Trato, nombre y cargo. Por ejemplo, tenemos:
Señor Licenciado
Enrique Drwoard Martínez
Director de la Escuela Profesional de Sociología
Presente.-
Si no sabemos el nombre del destinatario, podemos mencionar solo su cargo. Por ejemplo:
Señor Director del CEIGNE Los Peregrinos
del distrito de San Isidro
Presente.-
5. Numeración o número de orden del oficio. Dicho número irá siempre según un orden correlativo, para facilitar su archivo y posterior consulta. Ciertas entidades emplean una numeración clave. Por ejemplo:
“OF Nº 068-04F”
Esto quiere decir que es un oficio número 68, que el remitente sella y firma el oficio del mes de febrero y del año 2005.
6. Vocativo o saludo. Es el saludo inicial. Algunos lo emplean con iniciales.
7. Cuerpo o Texto. El primer párrafo del cuerpo del oficio puede empezar:
- Por la presente…
- Cumplo con poner en su conocimiento…
- De mi mayor consideración…
- Me es grato manifestarle…
- Tengo a bien comunicarle…
8. Despedida. Puede usarse por ejemplo:
- Con referencia.
- Atentamente
9. Remitente. En esta parte va la firma y el sello de la entidad que representa. Todas las partes del oficio que se han mencionado pueden sufrir un cambio en su orden.

LA SOLICITUD
DEFINICIÓN
Es todo documento escrito que una persona natural o jurídica dirige a otra con el propósito de pedir algo, ya sea por derecho asistido o gracia que espera recibir. Se suele presentar en papel bond A-4 u oficio común, carta; escritos a máquina o manuscritos, con letra clara y comprensible.

ESTRUCTURA DE UNA SOLICITUD
Consta de las siguientes partes
1. Sumilla. Va en la parte superior central de la hoja de papel hacia el lado derecho. En ella se sintetiza lo que se pide en el cuerpo o texto de la solicitud. Debe ser breve, específico y claro.
Por ejemplo:
- Solicito: Prórroga para examen.
2. Tratamiento. Es la parte a quien va dirigida la solicitud, la persona natural o jurídica, nombrando su función o cargo que desempeñe el destinatario. Por ejemplo:
- Señor Jefe del Área de Producción
S.J.
3. Abreviaturas e Iniciales. Es en donde se escribe la primera o las dos primeras letras del cargo del destinatario. Por ejemplo: Señor Director se escribe S.D. o Sr. Dr.
4. Datos Personales. Son todos los datos que identifican al recurrente o solicitante. Empezando por su(s) nombre(s), apellidos, nacionalidad (si fuera necesario), estado civil (si es necesario), edad (si es necesario); profesión u oficio, DNI o L.E., L.M y domicilio legal (donde viva según su DNI o L.E.)
5. Cuerpo o Texto. Es la parte que especifica los motivos y razones por las cuales se está solicitando o pidiendo algún servicio. En esta parte el remitente deberá ser claro y específico, irá al grano.
6. Párrafo de cierre o final. Se suele empezar con algunas expresiones introductorias. Por ejemplo:
- Por lo tanto:
7. Lugar y fecha. Es importante especificar de dónde se escribe la solicitud y el día, el mes y el año en el cual se pide algo.
8. Sello y firma del remitente. El remitente es el recurrente. Se escribe al pie de la despedida, en la parte derecha y central.

MEMORÁNDUM O MEMORANDO
DEFINICIÓN
La palabra “Memorándum” es de origen latino: memorándum que significa “debe recordarse”, en castellano podemos decir memorando, y el plural es memorandos. Generalmente su forma abreviada se conoce como “memo”,
Es un documento breve que circula dentro de una institución, ya sea pública o privada. En él se transmite un mensaje, se notifica algo o se informa.

ESTRUCTURA DEL MEMORANDO
Tiene las siguientes partes, aunque todas ellas pueden variar según la entidad (ver modelos):

1. Encabezamiento. Consiste en:
a) Membrete: logo de la compañía.
b) Número de memorando: se coloca Memorando Nº, separado por un guion, acompañado por las dos últimas cifras del año en curso, además suelen llegar otros dígitos de la oficina desde donde se emite (DG o Dirección General, ORH u Oficina de Recursos Humanos, etc.).
c) Lugar y fecha: ciudad, día, mes y año en que se dirige el documento.
d) Palabras que irán en columna; A, DEL o DE, ASUNTO.
Por ejemplo:
A : JUAN GUTIÉRREZ P.- Jefe de Producción
DE : ROGELIO RUIZ R. Gerente General
ASUNTO : PAGO DE HABERES
2. Cuerpo o Texto. Trato e inicio del asunto a tratar, donde se expone las razones del documento. Las frases iniciales del párrafo pueden ser:
- De acuerdo con lo tratado.
- Tengo el agrado de dirigirme a Ud.
Si existe más de un párrafo, se pueden enumerar: 1º, 2º; 6, 1º, 2º, etc.
3. Despedida. Antefirma con el empleo de palabras como: “Atentamente”, “Cordialmente”, etc.
4. Firma y sello del remitente, cargo u ocupación. El que ostente.
5. Con copia (c.c. archivo)
El membrete y el año (“Año de …”) puede obviarse. Los modelos de “memo” varían de una institución a otra. Además, este documento puede enviarse sin cargo ostentado ni sello, cuando se dirige de una persona cualquiera a otra que tiene un cargo para informarle de algún asunto. Algunos llevan debajo del membrete y encima del MEMORANDO, el nombre del año (“Año de …”), tampoco es necesario, aunque suele incluirse y no estaría mal.

EL INFORME
DEFINICIÓN
Es un documento externo o interno que siempre da a conocer algo a una autoridad, jefe o superior, sobre cierto tema de interés. Existen muchas razones que pueden motivar o elaborar un informe. Este documento puede ser diseñado por una o varias personas. Tiene un frecuente uso en toda institución privada o pública.

ESTRUCTURA DEL INFORME
Es muy parecido al memorando. Sólo que este documento es más extenso y específico. Veamos sus partes.
1. Encabezamiento. Se pone al centro y en la parte superior: INFORME; luego, tres renglones abajo, va el lugar y la fecha. Además, las palabras: DEL, AL y ASUNTO. Se colocan dejando dos espacios y en columna.
2. Cuerpo y Texto. Se expone y explica detalladamente el asunto que lo motiva. Suele redactarse en forma de párrafos.
Se suelen usar frases como:
- De conformidad con lo solicitado por…
- Cumplo con informar a su despacho…
- En mérito a lo dispuesto, según ley.
3. Conclusiones y sugerencias. En esta parte el párrafo puede empezar:
“Es todo cuanto tengo que informar a Ud., señor (Presidente, Director, Gerente, Jefe, etc.); “Es cuanto tengo que informar a Ud…”; “Pido se sirva resolver de acuerdo a lo expuesto, etc.
4. Despedida, sello y firma del informante o de los informantes. Generalmente la despedida del que redacta el informe termina con la palabra: “Atentamente”, luego le sigue el sello, si existiera y la firma de la persona, especificando la ocupación, cargo o función.

EL MEMORIAL
DEFINICIÓN
Es el documento escrito dirigido a una autoridad de parte de un grupo de personas naturales o jurídicas, quienes firmarán al final del documento.
La palabra “memorial” proviene del latín memorialis. En ella se pide un favor o gracia, sosteniendo sus fundamentos y razones. Es similar a una solicitud, a diferencia de que el memorial es de carácter colectivo; es decir, empleado por una comunidad, institución o grupo humano que reclama algo en bien de la colectividad, expresando su queja o elevando alguna petición de interés comunitario. Estos requerimientos pueden ser: mejorar los servicios públicos (agua, luz, desague, etc.), seguridad ciudadana, limpieza, actividades culturales, etc.

ESTRUCTURA DEL MEMORIAL
Tiene las siguientes ocho partes importantes
1. Sumilla. Es una breve síntesis de lo que se pide. Algunos no llevan esta parte.
2. Vocativo o saludo
3. Destinatario. En donde irá el cargo administrativo del o los funcionarios.
4. Datos que identifican a los peticionarios o solicitantes. Por ejemplo, puede decir: “Los pobladores del distrito de San Luis”.
5. Cuerpo o texto. Se exponen los motivos, las necesidades y razones de hecho y derecho. Si desea ser más explícito es necesario que enumere los motivos en párrafos.
6. Despedida. Es la parte final que remata con una frase cortés: “Es gracia que esperamos alcanzar…”, “Es justicia que esperamos alcanzar…”, “Por estar conforme a ley…”,etc.
7. Lugar y fecha. Esta parte, si se desea, puede ir al iniciar el MEMORIAL.
8. Firma. De todos los peticionarios o solicitantes, seguidas de el Nº de DNI de cada uno o, en todo caso, su huella digital adjunto a sus nombres y apellidos. Estos firmantes deben ser mayores de edad, sean hombres o mujeres en perfecto uso de su razón.
Generalmente, la extensión de este documento dependerá de la cantidad de personas que lo firman.

CARTA DE RENUNCIA
DEFINICIÓN
Es un documento que se escribe a una autoridad, en donde se informa sobre la decisión de cesar o dejar voluntariamente algún puesto, cargo u ocupación. En ella también se expresa el deseo de no participar o negarse a aceptar alguna función o responsabilidad. Se acostumbra redactarla en papel bond A-4 y por duplicado o con copia. Toda carta de renuncia sigue un proceso de trámite y prerrequisitos que se pueden establecer.

ESTRUCTURA
Son las mismas partes de una carta, con excepción de que en el último párrafo termina tal y como lo hace una solicitud, con la frase: POR LO EXPUESTO, POR LO TANTO.
Se conocen siete partes principales:
1. Fecha. Se escribe en orden la ciudad, el día, el mes y el año.
2. Destinatario. Nombre de la persona, cargo u ocupación, empresas y ciudad.
3. Vocativo o saludo. Saludo inicial resumido en una frase breve.
4. Cuerpo o texto. Párrafos que expresen el mensaje de la carta, sus motivos, todos ellos dejando al inicio unos cinco espacios (sangría).
5. Despedida. Reiteración del saludo inicial, colocada a la altura de la fecha.
6. Firma. Nombre y cargo del remitente y firma o rúbrica de costumbre al pie de la despedida.
7. P.D. O siglas iniciales del que redactó la carta.

LA DENUNCIA
DEFINICIÓN
Según el Diccionario de la Lengua Española es el “documento en que se da noticia a la autoridad competente de la comisión de un delito o de una falta”. Generalmente, está escrita e impresa en papel bond A-4, dirigida a una autoridad, con el propósito de dar a conocer ciertas irregularidades, casos injustos o ilegales que vienen sucediendo a causa de una persona a quien se le debe reprochar su comportamiento, censurarlo y reprenderlo públicamente.

ESTRUCTURA DE LA DENUNCIA
Una Carta de Denuncia se divide en seis partes:
1. Vocativo o saludo. Dirigido al destinatario, que es la autoridad a quien se expresa la denuncia.
2. Datos personales. Que identifican al denunciante.
3. Cuerpo o texto. Exposición detallada o esclarecedora de los hechos o sucesos que se le imputan al denunciado.
4. Despedida. Frase final.
5. Lugar y fecha
6. Firma del denunciante.

EL CERTIFICADO
DEFINICIÓN
Es todo documento que sirve para dejar constancia, de carácter oficial o particular, según la solicitud del interesado. Es u documento escrito que manifiesta o acredita la verdad, como una garantía o certificación de algún hecho o suceso.
Esta palabra proviene del latín certificare; de certus, cierto y facere, de hacerlo. De acuerdo a la Real Academia de la Lengua Española, quiere decir: “Asegurar; afirmar, dar por cierta alguna cosa. Documento donde se asegura la verdad de un hecho”.

ESTRUCTURA DEL CERTIFICADO
Se puede mencionar seis partes:
1. Se inicia o encabeza con una introducción, mencionando el cargo o función del que expide el certificado o la institución que la redacta. Por ejemplo: “El Secretario de….” Y “El Decano de…”
2. Vocativo de introducción, con la palabra: “CERTIFICA”, esta puede ir centrada o al lado izquierdo.
3. Cuerpo o texto del certificado: exposición ordenada y coherente de razones y motivos de hecho y derecho del asunto.
4. Frase final del certificado: “Se expide el presente, a solicitud del interesado y para los fines que crea conveniente”.
5. Lugar y fecha de expedición.
6. Firma y sello de la dependencia que expide u otorgante.

EL ACTA
DEFINICIÓN
Es un documento escrito que certifica los arreglos a los cuales se ha llegado en una reunión llevada a cabo por una institución pública o privada. Su valor e importancia es tal que requiere ser legalizada muchas veces. Consiste en un libro foliado, numerado ordenadamente y formado por una autoridad competente: el Juez. Dicho documento debe ser redactado por el Secretario, primero en borrador y luego pasado a limpio, para su posterior firma.
La palabra acta proviene del plural en latín actum o acto. Viene a ser una relación escrita de lo acontecido y sucedido en determinada actividad.

ESTRUCTURA DEL ACTA
Tiene tres partes principales y, muchas veces, son las mismas en las cuales se desarrolló la sesión. Como son:
1. Encabezamiento:
a) Apertura del Acta (lugar, hora y fecha de la sesión).
b) Asunto que se considera
c) Lista de los asistentes que forman el quórum
d) Datos personales del director de la sesión.
2. Cuerpo o texto:
a) Lectura y aprobación del acta anterior
b) Recuento de los incidentes, discrepancias, votaciones, decisiones y acuerdos tomados en la reunión (Orden del Día),
c) Informe de los documentos recibidos
d) Sugerencias, propuestas, discusiones o pedidos.
e) Decisiones y nuevos acuerdos tomados: Orden del Día
3. Cierre de la sesión
a) Firmas del presidente y secretario

EL CURRÍCULUM VITAE
DEFINICIÓN
Es el documento de la carrera de vida de una persona (Hoja de Vida), en donde ordenadamente se exponen los datos del individuo, personales, culturales, de instrucción básica, de oficio y profesional, sus experiencias laborales: su recorrido por la vida.
Su presentación suele ser en papel bond oficio u A-4, correctamente mecanografiado a máquina o por computadora. Este documento se presenta ante la entidad que lo requiera con el fin de conocer la capacidad del titular y sus referencias, su perfil personal y profesional.

ESTRUCTURA DEL CURRICULUM VITAE
Consta de algunas partes importantes:
1. Información personal
a) Datos personales: nombres y apellidos, nacionalidad, fecha de nacimiento, edad, estado civil, documentos personales (DNI, Libreta electoral, Libreta Militar, RUC, RUS, etc.), teléfono, dirección.
2. Información profesional y académica
a) Estudios realizados
b) Títulos adquiridos
c) Instituciones donde estudió.
d) Cursos, asignaturas o materias que domina
e) Asistencia a capacitaciones, cursos, seminarios, simposios, foros, charlas, conversatorios, talleres, oficios aprendidos, etc.
f) Diplomas, certificados, medallas, méritos y otros documentos que acreditan su conocimiento.
3. Información laboral:
a) Experiencia laboral
b) Trabajos desempeñados: Institución, cargo, tiempo, etc.
c) Personas o entidades que pueden dar referencias.






















CONCLUSIÓN

El dominio de la ortografía es un factor
primordial en la redacción de documentos
administrativos.